เรื่องเล่าคนทำงานจดหมายเหตุดิจิตอล : แรกเริ่มของการจัดการเอกสาร

เรื่องเล่าคนทำงานจดหมายเหตุดิจิตอล คุณชัชชญา คัณฑเขตต์

         

คุณชัชชญา คัณฑเขตต์ เป็นบรรณารักษ์ หน่วยหอจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์รามาธิบดี วันนี้เราจะได้ทราบกันว่า แรกเริ่มของการจัดการเอกสารของงานจดหมายเหตุเป็นมาอย่างไร มาติดตามเรื่องเล่าจากคุณชัชชญาได้เลย

          หน่วยหอจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์รามาธิบดี เป็นหน่วยงานที่จัดตั้งเพื่อรองรับการจัดตั้ง “หอจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์รามาธิบดี” โดยกำหนดให้เป็นหอจดหมายเหตุดิจิตอล คือ มุ่งเน้นการจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบไฟล์ดิจิตอล เพื่อให้ง่ายต่อการสืบค้น และเป็นการรักษาสภาพของเอกสารจดหมายเหตุให้คงสภาพเช่นเดิม ลดการชำรุดอันเกิดจากการใช้งาน เช่น การเปิดเอกสารบ่อย ๆ การฉีกขาด เป็นต้น

          เอกสารจดหมายเหตุบางประเภท มีอายุยาวนานไม่ต่ำกว่า 40 ปี บ่งบอกถึงพัฒนาการตั้งแต่แรกเริ่มของการวางแผนงานการจัดตั้งคณะแพทยศาสตร์โรงพยาบาลรามาธิบดี ล้วนเป็นเอกสารทรงคุณค่า และไม่สามารถประเมินค่าได้ อีกทั้งเป็นเอกสารต้นฉบับดั้งเดิมเพียงหนึ่งเดียว จึงต้องรักษาและทะนุถนอมอย่างดีที่สุด เพื่อให้ยังคงเป็นเอกสารล้ำค่า อันเป็นความทรงจำ ความภาคภูมิใจของพวกเราชาวรามาธิบดี

          ในการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิตอลนั้น  จะเริ่มต้นจากการทำทะเบียนเอกสารประเภทหนังสือ  โดยการถ่ายภาพตัวเล่มในส่วนของปกหนังสือ สันหนังสือ และจำนวนต้นฉบับที่มีเก็บไว้  รวมถึงคัดแยกตามประเภทเอกสาร  เพื่อใช้ในการตรวจสอบ   ซึ่งจะทำให้การตรวจสอบเป็นไปอย่างรวดเร็ว  สามารถเห็นรูปลักษณ์ของสิ่งพิมพ์   เมื่อดูภาพถ่ายจะทราบได้ในทันทีว่าเอกสารประเภทนั้น ๆ  มีจำนวนกี่ชื่อเรื่อง  แต่ละชื่อเรื่องมีจำนวนกี่เล่ม   ภาพถ่ายของเอกสารจึงเปรียบเหมือนทะเบียนเอกสารจดหมายเหตุเบื้องต้นแทนการใช้การจดบันทึกรายการเอกสารด้วยชื่อเรื่อง, จำนวนเล่ม และข้อมูลพิมพลักษณ์  และทำให้สะดวกรวดเร็วต่อการค้นหาตัวเล่มเพื่อการใช้งาน รวมถึงการตรวจสอบการคงอยู่สภาพเดิมของต้นฉบับ   และการติดตามตัวเล่มในกรณีที่มีผู้ยืมเพื่อนำไปใช้งานอีกด้วย  

          หากเป็นอัลบั้มภาพถ่าย การถ่ายภาพตัวอัลบั้มและภาพถ่ายด้านใน จะทำให้รับทราบถึงการจัดเรียงภาพ จำนวนภาพ จำนวนอัลบั้มที่มีอยู่ เนื่องจากบางครั้งการเสื่อมสภาพของกาวในอัลบั้ม อาจจะทำให้ภาพขยับเลื่อนไปจากเดิม เป็นต้น ดังนั้นการใช้ภาพถ่าย จึงเป็นการตรวจสอบความถูกต้องของต้นฉบับและดูภาพรวมได้ นอกจากนี้ วัตถุพิพิธภัณฑ์ต่าง ๆ ก็ถูกนำมาถ่ายภาพเช่นเดียวกันค่ะ 

          เรื่องราวของการจัดเก็บเอกสาร ยังไม่จบเพียงเท่านี้ ยังมีเรื่องราวต่าง ๆ จะเล่าสู่กันฟังในตอนต่อไปค่ะ