วันพฤหัสบดีที่ 24 มีนาคม พ.ศ. 2554

CoP บริการ : เทคนิคการรับมือผู้ใช้บริการ

          วันพุธที่ 23 มีนาคม 2554 กลุ่ม CoP บริการ ซึ่งประธานกลุ่ม คือ คุณไพลิน ทิพย์สุมาลัยเลขากลุ่ม คือ คุณวิไลวรณ์ ดีตัน และสมาชิกกลุ่มอีก 26 คน ได้ทำการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ เรื่อง เทคนิคการรับมือผู้ใช้บริการ

คุณไพลิน                                    คุณวิไลวรณ์
         
          เนื่องจากผู้ใช้บริการที่เข้ามาห้องสมุดมีหลายกลุ่ม หลายประเภท มีทั้งปฏิบัติตามกฎอย่างเรียบร้อย และบางท่านได้ละเมิดกฎระเบียบของห้องสมุด ดังนั้นทางกลุ่มจึงสรุปปัญหาที่ผู้ใช้บริการไม่ค่อยให้ความร่วมมือปฏิบัติตามกฎ หรือเห็นว่าไม่สมควรกระทำในห้องสมุดดังนี้
  • การแต่งกาย ได้แก่ ใส่กางเกงขาสั้น / กระโปรงสั้นจนเกินควร และใส่เสื้อแขนกุด หรือบางเกินไป
  • การนำอาหารและเครื่องดื่มที่มีน้ำแข็งเข้ามาทานให้ห้องสมุด
  • นำเครื่องสแกนมาสแกนหนังสือของห้องสมุด
  • วางเท้าพาดบนเก้าอี้ / โต๊ะ
  • นำเบาะโซฟาลงมาวางนั่งที่พื้น
  • พูดคุยกันเสียงดังรบกวนผู้ใช้บริการท่านอื่น
  • แสดงอาการไม่พอใจ หรือพูดเสียงดัง เมื่อไม่ได้ตามที่ต้องการ
          ทางกลุ่มจึงได้มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และได้เสนอแนะวิธีการแก้ปัญหาต่าง ๆ ดังนี้
  • เดินไปบอกผู้ใช้โดยตรงโดยใช้คำพูดที่สุภาพ และหน้าตายิ้มแย้ม
  • จดชื่อผู้ใช้บริการท่านนั้น
  • ติดป้ายกฎระเบียบการใช้ห้องสมุดไว้ตามสถานที่ต่าง ๆ เช่น ลิฟต์ ทางขึ้นตึก เป็นต้น
  • แจกระเบียบการใช้ห้องสมุดแก่ผู้เข้าใช้บริการห้องสมุด
  • มีผ้านุ่งหรือผ้าคลุมให้บริการสำหรับผู้ที่แต่งกายไม่เหมาะสม (เช่นเดียวกับวัดพระแก้ว) พร้อมทั้งลงชื่อผู้ใช้บริการด้วย
  • เดินสำรวจความเรียบร้อยภายในห้องสมุด
  • เมื่อผู้ใช้ไม่ได้ตามความต้องการ เช่น เสนอซื้อหนังสือ ขอใช้ห้องประชุม ฯลฯ เจ้าหน้าที่ควรจะมีการแจ้งถึงเหตุผลว่าเหตุใดจึงไม่สามารถทำได้ หรือติดต่อประสานงานขอยืมจากหน่วยงานอื่นให้ เป็นต้น

บรรยากาศการแลกเปลี่ยนเรียนรู้
          อย่างไรก็ตาม สำหรับห้องสมุดแล้วจะต้องให้ความสำคัญกับผู้ใช้บริการมาเป็นอันดับแรก ดังนั้นหากเกิดปัญหาขึ้น จะต้องแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าอย่างมีสติ ควบคุมอารมณ์ตนเองให้ดี นอกจากคำพูดและน้ำเสียงแล้ว ยังรวมไปถึงการแสดงออกท่าสีหน้า กิริยาท่าทาง ที่จะต้องทำให้ผู้ใช้บริการรู้สึกดีขึ้น และสามารถแก้ปัญหาให้ผู้ใช้เกิดความพึงพอใจได้ ดังนั้นทางกลุ่ม CoP บริการ จึงเห็นควรว่ากิจกรรมครั้งต่อไป น่าจะแลกเปลี่ยนเกี่ยวกับด้านผู้ให้บริการบ้าง และจะมี Trip เล็ก ๆ น้อย ๆ อะไรในการทำงาน ติดตามได้คราวหน้านะ...

วันอังคารที่ 15 มีนาคม พ.ศ. 2554

CoP PA : เรื่อง ปัญหาและแนวทางในการเขียน PA

         เมื่อบ่ายวันจันทร์ที่ 14 มีนาคม 2554 ที่ผ่านมา ชุมชนนักปฏิบัติ กลุ่ม PA (Performance Agreement) ได้จัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในการเขียน PA ครั้งที่ 1 ณ ห้องประชุมของงานบริหารทรัพยากรการเรียนรู้ชั้น 2 อาคารเรียนและปฏิบัติการรวมด้านการแพทย์และโรงเรียนพยาบาลรามาธิบดี สมาชิกที่เข้าร่วมจำนวน 22 คน โดยวันนั้นได้แนะนำหัวหน้ากลุ่ม PA คือ คุณสุภาภรณ์ แก้วโภคา และเลขากลุ่ม คือ คุณพัฒชา เสตะกสิกร พร้อมทั้งเลือกรองหัวหน้าและผู้ช่วยเลขาฯขึ้นมาใหม่ ซึ่งรองหัวหน้า ได้แก่ คุณปกรณ์ สุวรรณสถิตย์และผู้ช่วยเลขาฯคือ คุณไพลิน ทิพย์สุมาลัย


          กิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในวันนั้นหัวข้อคือปัญหาและแนวทางในการเขียน PA ของสมาชิกในกลุ่ม เริ่มตั้งแต่ความหมายของPAตามความเข้าใจของสมาชิก โดยคุณปกรณ์ได้อธิบายให้สมาชิกในกลุ่มได้รับทราบถึง PA คือ การทำการตกลงในการทำงานระหว่างผู้ปฏิบัติงานและหัวหน้างาน โดยที่ผู้ปฏิบัติงานได้สัญญากับหัวหน้างานว่าจะทำงานอะไร ภายในระยะเวลาที่กำหนด และมีหลักฐานตรวจสอบได้ จากนั้นได้ทำการแลกเปลี่ยนเรียนรู้เรื่องปัญหาที่พบในการเขียนPA สมาชิกได้ให้ความร่วมมือ ในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้เป็นอย่างดี โดยส่วนใหญ่ปัญหาที่พบในการเขียน PA สมาชิกประสบปัญหาเหมือนกัน คือ งานประจำนำมาเขียนใน PA ได้หรือไม่



          สมาชิกกลุ่ม คือคุณอาทิตย์ โสลี ได้ยกตัวอย่าง PA มานำเสนอให้เพื่อนสมาชิกในกลุ่มได้เป็นแนวทางในการเขียนPA ว่าจะสามารถพัฒนาจากงานประจำ นำมาทำให้ดีมีประสิทธิภาพได้อย่างไร ซึ่งจากกรณี PA ของคุณอาทิตย์ทำให้สมาชิกในกลุ่ม เกิดแนวคิดในการที่จะเขียน PA ในครั้งต่อไป

          กิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ครั้งต่อไป สมาชิกในกลุ่มจะนำเสนอ PA ของแต่ละคน มาให้เพื่อนสมาชิกในกลุ่มได้รับทราบกันต่อไป

วันศุกร์ที่ 11 มีนาคม พ.ศ. 2554

เรื่องเล่าคนทำงานจดหมายเหตุดิจิตอล : แรกเริ่มของการจัดการเอกสาร

เรื่องเล่าคนทำงานจดหมายเหตุดิจิตอล คุณชัชชญา คัณฑเขตต์

         
คุณชัชชญา คัณฑเขตต์ เป็นบรรณารักษ์ หน่วยหอจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์รามาธิบดี วันนี้เราจะได้ทราบกันว่า แรกเริ่มของการจัดการเอกสารของงานจดหมายเหตุเป็นมาอย่างไร มาติดตามเรื่องเล่าจากคุณชัชชญาได้เลย
          หน่วยหอจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์รามาธิบดี เป็นหน่วยงานที่จัดตั้งเพื่อรองรับการจัดตั้ง “หอจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์รามาธิบดี” โดยกำหนดให้เป็นหอจดหมายเหตุดิจิตอล คือ มุ่งเน้นการจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบไฟล์ดิจิตอล เพื่อให้ง่ายต่อการสืบค้น และเป็นการรักษาสภาพของเอกสารจดหมายเหตุให้คงสภาพเช่นเดิม ลดการชำรุดอันเกิดจากการใช้งาน เช่น การเปิดเอกสารบ่อย ๆ การฉีกขาด เป็นต้น
          เอกสารจดหมายเหตุบางประเภท มีอายุยาวนานไม่ต่ำกว่า 40 ปี บ่งบอกถึงพัฒนาการตั้งแต่แรกเริ่มของการวางแผนงานการจัดตั้งคณะแพทยศาสตร์โรงพยาบาลรามาธิบดี ล้วนเป็นเอกสารทรงคุณค่า และไม่สามารถประเมินค่าได้ อีกทั้งเป็นเอกสารต้นฉบับดั้งเดิมเพียงหนึ่งเดียว จึงต้องรักษาและทะนุถนอมอย่างดีที่สุด เพื่อให้ยังคงเป็นเอกสารล้ำค่า อันเป็นความทรงจำ ความภาคภูมิใจของพวกเราชาวรามาธิบดี



          ในการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิตอลนั้น  จะเริ่มต้นจากการทำทะเบียนเอกสารประเภทหนังสือ  โดยการถ่ายภาพตัวเล่มในส่วนของปกหนังสือ สันหนังสือ และจำนวนต้นฉบับที่มีเก็บไว้  รวมถึงคัดแยกตามประเภทเอกสาร  เพื่อใช้ในการตรวจสอบ   ซึ่งจะทำให้การตรวจสอบเป็นไปอย่างรวดเร็ว  สามารถเห็นรูปลักษณ์ของสิ่งพิมพ์   เมื่อดูภาพถ่ายจะทราบได้ในทันทีว่าเอกสารประเภทนั้น ๆ  มีจำนวนกี่ชื่อเรื่อง  แต่ละชื่อเรื่องมีจำนวนกี่เล่ม   ภาพถ่ายของเอกสารจึงเปรียบเหมือนทะเบียนเอกสารจดหมายเหตุเบื้องต้นแทนการใช้การจดบันทึกรายการเอกสารด้วยชื่อเรื่อง, จำนวนเล่ม และข้อมูลพิมพลักษณ์  และทำให้สะดวกรวดเร็วต่อการค้นหาตัวเล่มเพื่อการใช้งาน รวมถึงการตรวจสอบการคงอยู่สภาพเดิมของต้นฉบับ   และการติดตามตัวเล่มในกรณีที่มีผู้ยืมเพื่อนำไปใช้งานอีกด้วย  

          หากเป็นอัลบั้มภาพถ่าย การถ่ายภาพตัวอัลบั้มและภาพถ่ายด้านใน จะทำให้รับทราบถึงการจัดเรียงภาพ จำนวนภาพ จำนวนอัลบั้มที่มีอยู่ เนื่องจากบางครั้งการเสื่อมสภาพของกาวในอัลบั้ม อาจจะทำให้ภาพขยับเลื่อนไปจากเดิม เป็นต้น ดังนั้นการใช้ภาพถ่าย จึงเป็นการตรวจสอบความถูกต้องของต้นฉบับและดูภาพรวมได้ นอกจากนี้ วัตถุพิพิธภัณฑ์ต่าง ๆ ก็ถูกนำมาถ่ายภาพเช่นเดียวกันค่ะ 



          เรื่องราวของการจัดเก็บเอกสาร ยังไม่จบเพียงเท่านี้ ยังมีเรื่องราวต่าง ๆ จะเล่าสู่กันฟังในตอนต่อไปค่ะ