แนวคิดและวิธีการตามงาน

          ในวันที่ 1 ตุลาคม พ.ศ. 2552 เวลา 9.30 - 11.00 น. ห้องสมุดได้จัดกิจกรรม CoPs ขึ้น โดยใช้ชื่อว่า แนวคิดและวิธีการตามงาน กิจกรรมนี้จัดขึ้นเพื่อต้องการหาวิธีการติดตามงานที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าฯ หรืองานที่รับผิดชอบเสร็จลุล่วงตามวันเวลาที่กำหนด และเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน โดยกิจกรรมนี้จะแบ่งกลุ่มตามวันเกิด อาทิตย์-เสาร์ ซึ่งแนวคิดของกิจกรรมนี้เมื่อรวบรวมแต่ละกลุ่มแล้วทำให้ทราบสาเหตุว่าเกิดจาก ในบางครั้งบุคลากรแต่ละท่านมักจะมีการหลงลืมส่งงานที่ตนเองได้รับมอบหมายจากหัวหน้างานฯ ดังนั้น แต่ละกลุ่มก็ได้คิดวิธีการตามงานมาหลายวิธี บางวิธีอาจจะคล้ายคลึงกัน ลองมาดูกันดีกว่าว่าแต่ละกลุ่มได้คิดวิธีการอะไรออกมาบ้าง

กลุ่มวันอาทิตย์

มีวิธีการ ดังนี้

1. เมื่อได้รับมอบหมายงานจากหัวหน้าฯ / ทำความเข้าใจกับงานที่ได้รับมอบหมาย (ถ้าไม่เข้าใจให้ถามทันที)

2. วางแผน/ กำหนดระยะเวลาเป้าหมายของงาน
3. มีการจดบันทึกงานไว้เป็นลายลักษณ์อักษร ( โดยแบ่งเป็น 2 วิธี คือ)
3.1 จดบันทึกลงสมุด
3.2 ทำตารางปฏิทิน(โดยการจัดทำบอร์ดส่วนรวม นำงานของแต่ละบุคคลที่รับผิดชอบขึ้นบอร์ดไว้โดยใส่ชื่อผู้รับผิดชอบงาน / จดวันเวลาที่จะส่งมอบงานกับหัวหน้างาน)
4. มีการเตือน(โดยแทรกจากคำทักทาย) / ช่วยเหลืองาน เพื่อให้งานนั้นเสร็จเร็วและทันตามเวลาที่กำหนด / และมีการรายงานผลต่อหัวหน้างานเป็นระยะ ๆ
5. สรุปงานที่ได้รับมอบหมายและ รายงานผล

สมาชิกกลุ่ม CoPs วันอาทิตย์ ประกอบด้วย

• นางวัชรินทร์ กนกทรัพย์
• นางสาวอรุณรัตน์ เกษราพงศ์
• นายอาทิตย์ โสลี

กลุ่มวันจันทร์

มีแนวคิดและวิธีการ ดังนี้
1. ปรับทัศนคติของตนเอง “อย่าคิดว่างานที่เราได้รับ เป็นเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ไม่ต้องบอกก็ได้” แต่ให้คิดว่า งานทุกอย่างมีความสำคัญ
2. การทักทาย ทักทายกันตามปกติแล้ว เพิ่มคำว่า “งานเสร็จยังครับ/คะ” “มีงานด่วนไหมครับ/คะ” เป็นต้น
3. ใบงานแจ้งเตือน เมื่อได้รับคำสั่ง เขียนใบงานขึ้น 2 ใบ ใบหนึ่งเก็บไว้กับตัวเอง อีกใบให้เพื่อนที่อยู่ข้างๆ เพื่อให้เพื่อนช่วยเตือน
4. กระดานแจ้งเตือน กระดานสำหรับติดใบงานที่ได้รับมอบหมาย

สมาชิกกลุ่ม CoPs วันจันทร์ ประกอบด้วย

• นายเกรียงศักดิ์ บุญถวิล
• นายปกรณ์ สุวรรณสถิตย์
• นางจิตภินันท์ อินทร์เผือก
• นางเบญจวรรณ ประกอบทอง
• นางสาวพรชนก นุชนารถ
• นางสาววิไลวรณ์ ดีตัน

กลุ่มวันอังคาร

มีแนวคิดและวิธีการ ดังนี้
1. เมื่อได้รับมอบหมายงาน วิเคราะห์เนื้องาน และระยะเวลาแล้วเสร็จ
2. ประกันระยะเวลา (งานที่ได้รับจะเสร็จเมื่อใด)
3. แจ้งเพื่อนที่อยู่ในเนื้องานเดียวกัน (เพื่อให้เพื่อนช่วยเตือนในระยะเวลาที่กำหนด)
4. บันทึกงานที่ได้รับมอบหมาย เช่น เมมในมือถือตั้งนาฬิกาปลุกเตือนความจำ จดโน๊ต เป็นต้น
5. แจ้งผลที่ได้รับมอบหมายทันที หรือไม่เกินระยะเวลาที่กำหนด
6. รายงานผลโดยการส่งอีเมลล์ (ในกรณีที่คุณสมรักษ์หรือผู้มอบหมายงานไม่อยู่) แล้วแจ้งด้วยตนเองอีกครั้ง
7. ในกรณีที่ผู้รับมอบหมายงานลืมติดตามผล ให้กำหนดบทลงโทษ เช่น เก็บค่าปรับ สรุปคนที่ลืมมากที่สุดในรอบเดือน เป็นต้น
8. ผู้รับมอบหมายงานควรมีความรับผิดชอบในหน้าที่การงานของตน ก่อนเลิกงานควรวางแผนงานที่จะต้องทำในวันพรุ่งนี้ โดยจดโน๊ต หรือใช้ปฏิทิน เป็นต้น

สมาชิกกลุ่ม CoPs วันอังคาร ประกอบด้วย

• นางสาวเพ็ญศรี ไชยพงศ์
• นางสุรางค์ ธีระมิตร
• นางสาววิมลลักษณ์ อิ่มโอชา
• นางสาวอรุณรัตน์ อินผึ้ง

  

  กลุ่มวันพุธ

มีแนวคิดและวิธีการ ดังนี้
1. ทำสมุดบันทึกเฉพาะงานที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าโดยติดแทบสีตามวันต่อหนึ่งสัปดาห์
2. จับคู่บัดดี้เพื่อเตือนงานที่จะต้องรายงานผลที่ได้รับมอบหมายให้หัวหน้างานทราบ (face to face/ทางโทรศัพท์ภายใน/Email)
3. โน๊ตบันทึกความจำไว้ที่ตัวเสียบกระดาษบนโต๊ะทำงานอย่างชัดเจน
4. บันทึกข้อมูลในมือถือเพื่อเตือนตนเอง

สมาชิกกลุ่ม CoPs วันพุธ ประกอบด้วย

• นางพรทิพย์ ยินดีธรรม
• นางวีณา ชัยเวช
• นางสาวลักขณา บุบผาชาติ

กลุ่มวันพฤหัสบดี

มีแนวคิดและวิธีการ ดังนี้
วิธีที่ 1
1. จัดทำตารางโดยมีรายละเอียด คือ วันที่ 1-31 และรายชื่อของบุคลากรทั้งหมด เรียงตามตัวอักษร
2. จัดทำแฟ้มเพื่อลงรายละเอียดงานที่ได้รับมอบหมาย
3. เมื่อบุคลากรท่านใดได้รับมอบหมายงาน ให้ลงรายละเอียดในแฟ้ม และนำหมุดสีมาติดไว้ที่ตารางในวันที่ได้รับมอบหมายงาน และวันที่จะต้องส่งงาน โดยหมุดสีจะต้องเป็นสีเดียวกัน
4. ตารางการตามงานและแฟ้มจะติดไว้ที่บริเวณที่เซ็นชื่อเข้างาน
5. เมื่อเห็นตารางการตามงานแล้ว ขอความกรุณาบุคลากรทุกท่าน ช่วยเตือนกันและกันในการส่งงาน
วิธีที่ 2
ติดป้ายไว้บริเวณที่เซ็นชื่อเข้างานว่า “วันนี้คุณมีงานส่งหรือเปล่า?” เช่นเดียวกับที่แจ้ง “วันนี้มีประชุม”
วิธีที่ 3
หาผู้ประสานงานของแต่ละชั้น คือ ชั้น 5 1 คน และ ชั้น 6 1 คน เพื่อคอยถามหรือเตือนว่าบุคลากรแต่ละท่านมีงานต้องส่งแก่หัวหน้าฯ หรือไม่

สมาชิกกลุ่ม CoPs วันพฤหัสบดี ประกอบด้วย

• นางสาวพัฒชา เสตะกสิกร
• นางสาวไพลิน ทิพย์สุมาลัย
• นางนิภา กระจ่างวุฒิชัย
• นางลำใย ฤกษ์สุนทรี

กลุ่มวันศุกร์

มีแนวคิดและวิธีการ ดังนี้
1. เมื่อได้รับมอบหมายงาน ควรจดบันทึกเพื่อช่วยเตือนความจำ อาจจดในเศษกระดาษและติดในที่ที่มองเห็นได้ชัดเจน หลังจากนั้นต้องทำความเข้าใจกับงานที่ได้รับมอบหมายและพยายามวางแผนการทำงานและผลของงานที่หัวหน้าต้องการ หากเป็นงานที่ไม่มีกำหนดส่งงานแน่นอน ต้องสอบถามจากหัวหน้าโดยตรง เพื่อจะได้ไม่ลืม
2. จัดทำปฏิทินตารางการทำงานและตรวจดูเป็นประจำทุกวัน
3. ใช้ระบบ IT ช่วย เช่นการบันทึกข้อมูลงานที่ได้รับมอบหมายลงใน share point มีการกำหนดวันที่ที่ต้องรายงานผลให้หัวหน้าทราบ และแจ้งทาง e-mail
4. จัดทำบอร์ดแจ้งภาระงานที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้า โดยระบุเป็นรายบุคคลและรายกลุ่ม พร้อมทั้งลงวันที่ที่มอบหมายและเสร็จสิ้น ติดบอร์ดในจุดที่มองเห็นเด่นชัด

สมาชิกกลุ่ม CoPs ประกอบด้วย

• นายกิติศักดิ์ จันฤาชัย
• นางภนิตา พรหมนิตย์

กลุ่มวันเสาร์

มีแนวคิดและวิธีการ ดังนี้

1. มีผู้ประสานงาน

2. จัดทำแบบฟอร์มรับ-ส่งงาน

3. คิดค่าปรับ

4. จัดทำระบบคะแนน

5. มีแบบฟอร์มตารางของแต่ละคน

          วิธีต่าง ๆ เหล่านี้ที่แต่ละกลุ่มคิดขึ้นอาจจะคล้ายคลึงกัน หรือบางวิธีออกจะแหวกแนวบ้าง แต่ทุกวิธีก็ดูแล้วมีประโยชน์ไม่น้อย เมื่อแต่ละกลุ่มได้นำเสนอวิธีต่าง ๆ ข้อสรุปที่เห็นพ้องต้องกัน และคิดว่าน่าจะมีประสิทธิภาพ คือแต่ละคนคนมีสมุดของตนเองและติดตัวไว้ตลอดเวลา เพื่อที่จะได้จดงานที่ได้รับมอบหมายหรือรับผิดชอบลงไป และเมื่อเปิดดูจะได้ทราบว่าตนเองต้องทำอะไรบ้าง หรือทำงานอะไรคั่งค้างอยู่ และสิ่งที่ไม่ควรจดใส่เลยก็คือเศษกระดาษที่อาจจะปลิวไปไหนก็ได้ แต่ถ้าเป็นสมุดบันทึกมันก็จะยังคงอยู่กับเราตลอด (เว้นแต่ว่าจะไม่ไปวางลืมไว้ที่ไหน)

สมาชิกกลุ่ม CoPs วันเสาร์ ประกอบด้วย

• นางสาวสุภาภรณ์ แก้วโภคา
• นางสาวกนกอร ไชยรัตน์